Jaaroverzicht

Bedrijfsvoering

Schets van de sector

Het VGM profileert zich toonaangevend op het gebied van museale bedrijfsvoering, en heeft daarbij de ambitie om zich te ontwikkelen tot een van de meest duurzame musea van Europa. Het museum streeft ernaar een aantrekkelijke werkgever te zijn. De sector Bedrijfsvoering omvat de afdelingen Facilitair Bedrijf, Beveiliging, HR, ICT en Financiën.

Kantoor Gabriël Metsustraat | Foto: Jan-Kees Steenman Kantoor Gabriël Metsustraat | Foto: Jan-Kees Steenman

Van medewerkers tot financiën

Medewerkers

Van Gogh versterkt
In 2018 ging het tweejarige leiderschapsprogramma Van Gogh versterkt van start, met als doel het ontwikkelen van persoonlijk leiderschap, allereerst van leidinggevenden. De eerste effecten van Van Gogh versterkt zijn inmiddels zichtbaar: de samenwerking is versterkt en leidinggevenden hebben gedurende het programma gemeenschappelijke delers gevonden die verbindend werken. Dit programma is in eerste instantie bedoeld om de persoonlijke ontwikkeling van de leidinggevenden een impuls te geven.

Inspiratiesessies
In 2018 is driemaal een goed bezochte inspiratiesessie voor en door medewerkers van het museum georganiseerd, steeds verzorgd door een andere sector. Het doel is om van elkaar te leren, door elkaar te worden geïnspireerd en de samenwerking binnen de organisatie te vergroten. In 2019 zullen de inspiratiesessies worden voortgezet.

Inclusiviteit

In 2018 zijn een aantal belangrijke stappen gezet in de ontwikkeling naar een inclusieve organisatie en inclusief werkgeverschap. Het VGM is een organisatie voor iedereen en sluit niemand uit op basis van diversiteitskenmerken als migratieachtergrond, gender, seksuele voorkeur, arbeidsbeperking, leeftijd, sociaaleconomische status of opleidingsniveau.

In het licht van inclusief werkgeverschap zijn drie hoofddoelen geformuleerd: het aantrekken van divers talent, het benutten van nieuw talent en het behouden daarvan. Hierbij ligt de focus op het aantrekken en behouden van young professionals, mensen met een niet-westerse migratieachtergond en praktisch geschoolde mensen. In dit kader is ook het project Van Gogh werkt gestart, waarbij de variëteit aan mensen en functies binnen het museum, met al hun talenten, kennis en verhalen naar buiten toe wordt gepresenteerd.

Het sociaal jaarverslag is te vinden in de bijlage Sociaal jaarverslag.

Gebouwen

Verhuizing kantoorpand en bibliotheek
Eind januari 2018 is het VGM-hoofdkantoor verhuisd van de tijdelijke locatie aan de Nieuwezijds Voorburgwal naar Gabriël Metsustaat 8. Het jaar daarvoor is het pand volledig gerenoveerd en geschikt gemaakt als kantoorruimte voor een groot deel van de medewerkers. Het loslaten van vaste werkplekken is ook verwerkt in de inrichting van het pand. Het resultaat van de verbouwing is er een om trots op te zijn en is binnen de gestelde kaders van tijd, geld en kwaliteit gerealiseerd, met als resultaat een ‘Very Good’ BREEAM duurzaamheidskeurmerk. Ook zijn in dit nieuwe kantoorpand een nieuw bibliotheekdepot en een prachtige leeszaal ingericht.

Milieubeleid
Het vernieuwde milieubeleidsplan van het VGM borgt dat er efficiënt wordt omgegaan met grondstoffen en dat de uitstoot van CO2 en andere schadelijke stoffen wordt beperkt. Het plan heeft als functie om de duurzaamheid op het gebied van milieu te vertalen naar beleid, activiteiten en borging hiervan.

Vastgoedbeheer
In oktober is het meerjarenhuisvestingsplan MP6 vastgesteld. Doel van dit plan is om de visie die voor 2018-2033 is uitgestippeld op de middellange termijn uit te kunnen voeren in combinatie met het geplande meerjarenonderhoudplan in samenwerking met onze partner Strukton.

Huisvesting
Ook is in 2018 de huisvestingsvisie vastgesteld. In samenwerking met het Expertiseteam Huisvesting is een gedragen methode voor onze huisvesting ontwikkeld, waarbij integrale bezoekerservaring, capaciteitsoptimalisatie en maximale flexibiliteit centraal staan. Dit is een belangrijke stap om het vastgoed toekomstbestendig te ontwikkelen en te beheren en zo een bijdrage te leveren aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. De visie is vertaald in een huisvestingsplan tot 2023. In 2019 wordt een langetermijnhuisvestingsplan opgeleverd.

Vernieuwde Bookshop
In 2018 is de Bookshop op de derde verdieping van het Rietveldgebouw verbouwd, waarmee de bereikbaarheid en zichtbaarheid van de winkel sterk is verbeterd. Deze verbouwing is een van de vele projecten die dit jaar zijn uitgevoerd in MP6 om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van het museumgebouw.

Beveiliging

Omgevingsrisico water
In het kader van het beheersbaar houden van omgevingsrisico’s, zijn in samenwerking met ingenieursbureau Tauw een ‘bron-pad-effect risicoanalyse’ en GAP-analyse afgerond, en een risicodossier en een matrix Waterveiligheid opgeleverd. Deze onderwerpen staan binnen de organisatie hoog op de lijst van prioriteiten wat betreft risicobeheersing.

Duurzame inzetbaarheid beveiliging
Duurzame inzetbaarheid is een belangrijk thema voor de afdeling Beveiliging. Eind 2018 is er door studenten Human Resource Management van de Hogeschool van Amsterdam onderzoek gedaan naar duurzame inzetbaarheid binnen de afdeling Beveiliging (de beveiligers en profilers). Dit heeft geleid tot een aantal aanbevelingen die zullen worden meegenomen in de ontwikkeling van de afdeling.

Samenwerking beveiliging Museumplein
De samenwerking op het Museumplein is groot binnen het domein van de beveiliging. Samen met het Rijksmuseum en PP10, de meldkamer, worden stappen gezet in de optimalisering van onderwerpen als externe veiligheid, opleiden en oefenen, en beveiligingstechniek. Het Stedelijk Museum sluit zich als klant van PP10 aan bij deze ontwikkeling.

ICT

ICT-strategie
In 2018 zijn een ICT-strategie en roadmap voor de komende drie jaar opgeleverd, die belangrijke mijlpalen op het gebied van governance en infrastructuur bevatten om alle digitale ambities en uitdagingen van de organisatie optimaal te faciliteren. In 2019 zal worden doorgebouwd aan een hybride IT-omgeving en zal invulling worden gegeven aan een toekomstbestendige inrichting van de IT-organisatie. Ook zijn in 2018 grote projecten gerealiseerd – zoals de vervanging van de wifi-omgeving – en is het werken met beacons in de museale omgeving uitgerold; een innovatieve stap die bijdraagt aan onze inhoudelijke en educatieve doelstellingen. Het Van Gogh personaliseert-project is een belangrijk voorbeeld van de digitale ontwikkelingen die zijn gerealiseerd.

Informatieveiligheid
VGM(E) heeft speciale aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens en de informatieveiligheid binnen de organisatie. In 2018 zijn verschillende resultaten geboekt voor het waarborgen van verschillende bedrijfsprocessen en het beschermen van kritieke informatie. Zo is het informatiebeveiligingsbeleid herijkt, zijn er audits uitgevoerd op het bedrijfsnetwerk en is er een mysteryguest-audit geweest in het kantoor GM8. Ook is een informatieveiligheidscommissie opgezet en is in samenwerking met een interne klankbordgroep en een externe partij gestart met het opzetten van een bewustwordingsprogramma onder medewerkers.

Financiën

In 2018 zijn veel financeprocessen binnen de organisatie geoptimaliseerd. Ook is een nieuwe Adviseur Financiële Zaken aangesteld. Zie voor een overzicht van de financiële zaken in 2018 de Jaarstukken.